Windykacja należności pomiędzy firmami to temat, który wraca jak bumerang w świecie biznesu. Niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa – każda firma może napotkać kontrahenta, który nie reguluje płatności w terminie. Windykacja B2B różni się jednak znacząco od tej prowadzonej wobec konsumentów. Warto wiedzieć, jak wygląda taki proces w praktyce oraz jak zabezpieczyć swoje interesy już na etapie podpisywania umowy.
Jak wygląda windykacja B2B krok po kroku?
Proces odzyskiwania należności między firmami zazwyczaj zaczyna się od windykacji polubownej. Na tym etapie firma windykacyjna podejmuje kontakt z kontrahentem klienta: telefonicznie, mailowo lub listownie. Celem jest skłonienie go do uregulowania płatności bez konieczności kierowania sprawy do sądu.
Jeśli działania polubowne nie przynoszą skutku, rozpoczyna się etap windykacji sądowej – firma windykacyjna może przygotować pozew, skierować sprawę do e-sądu lub sądu właściwego miejscowo, a po uzyskaniu tytułu wykonawczego uruchomić postępowanie egzekucyjne we współpracy z komornikiem.
Przykład z życia: Firma produkcyjna zleciła hurtowni komponentów dostawę towaru za ponad 80 tys. zł. Mimo wielu prób kontaktu i wezwań do zapłaty, kontrahent nie reagował. Dopiero po kilku tygodniach od przekazania sprawy do windykacji udało się zawrzeć porozumienie i ustalić plan ratalny, który został skutecznie zrealizowany.
Najczęstsze pułapki przy umowach B2B
Z doświadczenia firm windykacyjnych wynika, że wiele problemów można uniknąć na etapie tworzenia dokumentów handlowych. Oto, na co warto szczególnie uważać:
1. Brak pisemnej umowy
Choć prawo dopuszcza zawarcie umowy ustnie lub mailowo, to właśnie pisemna umowa z podpisami obu stron daje największe bezpieczeństwo. Powinna zawierać jasno określone warunki zapłaty, terminy, numer konta, a także skutki opóźnień.
2. Nieprecyzyjne zapisy
Ogólne sformułowania typu „zapłata po wykonaniu usługi” mogą budzić spory. Warto wskazać konkretny termin: np. „zapłata w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury”.
3. Brak zapisów o odsetkach i kosztach dochodzenia należności
Dobrze skonstruowana umowa powinna przewidywać możliwość naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie, a także dodanie kosztów windykacji do należności głównej.
4. Brak dokumentacji uzupełniającej
W razie sporu bardzo pomocne będą dowody: maile, potwierdzenia dostawy, protokoły odbioru, notatki służbowe. Ich brak może utrudnić działania windykacyjne.
Dlaczego warto działać szybko?
Z każdą upływającą dobą szanse na odzyskanie pieniędzy maleją. Nierzetelni kontrahenci często „żonglują” płatnościami i opóźniają zapłatę najdłużej tam, gdzie nie widzą konsekwencji. Firmy, które podejmują szybkie działania, wysyłają jasny sygnał: traktujemy temat poważnie.
Jeśli nie masz zasobów ani czasu, by samodzielnie prowadzić proces odzyskiwania należności, warto skorzystać ze wsparcia profesjonalnej firmy windykacyjnej – takiej jak Subra GRP, która specjalizuje się w obsłudze B2B i zna mechanizmy działania firm z różnych branż.
Podsumowanie
Windykacja B2B to codzienność wielu firm, ale dobrze poprowadzony proces pozwala odzyskać należności bez niepotrzebnego stresu i strat. Kluczowe jest szybkie reagowanie, zabezpieczenie się umownie i korzystanie z pomocy specjalistów, gdy sytuacja tego wymaga. Zaufana firma windykacyjna, taka jak Subra GRP, może być realnym wsparciem w ochronie Twoich interesów i budowaniu stabilności finansowej Twojej działalności.
