Rozpoczynając współpracę biznesową z nowym kontrahentem warto na początku zachować szczególną ostrożność, aby w przyszłości nie zmagać się z problemami finansowymi własnej firmy. Jak zmniejszyć ryzyko podjęcia niekorzystnej decyzji? Gdzie i jak sprawdzić wiarygodność przedsiębiorstwa, przed rozpoczęciem współpracy?
Ryzyko nieudanych transakcji, strat finansowych, a co więcej zadłużenie przedsiębiorstwa mogą być spowodowane podjęciem współpracy z nieuczciwym kontrahentem. Istnieją ogólnodostępne rejestry publiczne pozwalające na sprawdzenie informacji o nowym partnerze biznesowym.
Przygotowany przez nas wykaz rejestrów został podzielony na bezpłatne bazy danych oraz serwisy płatne.
Jakie informacje znajdują się w bezpłatnych rejestrach publicznych (dostępnych online)?
Bezpłatne bazy danych zawierają informacje zarówno o firmach krajowych, jak i zagranicznych.
W wykazie znajdują się podstawowe dane kontrahenta, informacje o tym, czy firma jest zarejestrowana, a także czy jest podatnikiem VAT.
Krajowy Rejestr Sądowy
Rozpoczynając współpracę z przedsiębiorstwem, które jest spółką prawa handlowego (spółką jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną, spółką akcyjną lub spółką z ograniczoną odpowiedzialnością), wówczas informacji należy szukać w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego.
Chcąc znaleźć informacje o spółce, należy w wyszukiwarce udostępnionej na stronie KRS zaznaczyć okienko „Przedsiębiorcy” oraz wpisać podstawowe dane, takie jak NIP, REGON, KRS, nazwę oraz miejscowość. Po uzupełnieniu wymaganych pól, otrzymamy informacje na temat spółki, tj. adres, formę działalności, datę wpisu do rejestru lub datę wykreślenia, a także numery identyfikacyjne. Poza tym zostanie udostępniona historia wpisu, która zawiera najważniejsze zmiany w przedsiębiorstwie. W dziale 4 i następnych znajdują się informacje o otwarciu postępowania likwidacyjnego, wszczęciu postępowania egzekucyjnego, układu restrukturyzacyjnego lub naprawczego, ustanowieniu kuratora dla spółki, a także wszelkie informacje dotyczące przekształcenia spółki, jej połączenia lub podziału.
Weryfikując dane kontrahenta, warto zwrócić uwagę na sposób reprezentacji przedsiębiorstwa, aby wiedzieć, z kim można skutecznie podpisać umowę. Ponadto, aby poznać maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania, należy zapoznać się z wysokością kapitału zakładowego/akcyjnego (w przypadku spółek kapitałowych).
Wykaz podatników VAT – Biała lista
Przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem, warto sprawdzić jego status VAT w wykazie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, na tzw. białej liście podatników. Korzystając
z informacji, które znajdują się w rejestrze, możemy sprawdzić, czy przedsiębiorca jest zarejestrowanym oraz czynnym płatnikiem podatku VAT, wykreślonym z rejestru lub przywróconym.
Ważne jest, aby dołożyć należytej staranności przy kontroli kontrahenta oraz zachować dokumentację potwierdzającą podjęte kroki, w przeciwnym razie możemy narazić się na sankcje finansowe przy ewentualnych zaległościach podatkowych, które powstały na skutek zawartej transakcji.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG
Chcąc sprawdzić informacje na temat kontrahenta prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą lub będącego wspólnikiem spółki cywilnej, należy skorzystać z Centralnej Ewidencji
i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Jakie informacje uzyskamy, korzystając z wyszukiwarki CEIDG? Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na długość prowadzonej działalności, jej status oraz charakter (stały lub sezonowy), a także informacje o ewentualnych, wszczętych postępowaniach restrukturyzacyjnych. Poza tym, w wynikach wyszukiwania otrzymamy podstawowe dane takie jak nazwa firmy, NIP, REGON oraz adres.
Rejestr Gospodarki Narodowej – REGON
Możliwe jest również sprawdzenie informacji o przedsiębiorcy w Krajowym Rejestrze Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), który prowadzony jest przez Główny Urząd Statystyczny (GUS).
W tym rejestrze możliwe jest pozyskanie informacji na temat spółek cywilnych, które nie zostały uwzględnione w CEIDG.
Wykaz podatników VAT UE
Kolejnym rejestrem, z którego możemy skorzystać przy weryfikacji kontrahenta, jest system informatyczny VIES (VAT Information Exchange System), udostępniony przez Komisję Europejską. Wyszukiwarka będzie niezbędna w sytuacji, gdy siedziba kontrahenta jest zarejestrowana w Unii Europejskiej. Rejestr pozwoli zweryfikować, czy przedsiębiorstwo zostało zarejestrowane jako dokonujące transakcji wewnątrzwspólnotowych, dzięki czemu możliwe będzie zastosowanie zerowej stawki VAT do tych transakcji (0% VAT).
Płatne rejestry – dodatkowe możliwości weryfikacji kontrahenta
Urząd Skarbowy
Do urzędu skarbowego można skierować wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego założone deklaracje, prawidłowo rozliczone podatki oraz brak zaległości podatkowych kontrahenta. Wniosek do urzędu skarbowego może złożyć każdy podmiot będący stroną transakcji z podatnikiem. Ważne! Nie jest możliwe, aby złożyć wniosek o udostępnienie informacji na temat potencjalnego lub przyszłego kontrahenta.
Wydanie zaświadczenia wiąże się ze wcześniejszym uiszczeniem opłaty w wysokości 21 zł.
Biura Informacji Gospodarczej – BIG
BIG, inaczej Biura Informacji Gospodarczej, to miejsca, z których można pozyskać informacje dotyczące kondycji finansowej wybranego kontrahenta. Warto nadmienić, że Biura Informacji Gospodarczej prowadzone są przez prywatne podmioty, a ich usługi są płatne.
Pozostałe metody
Poza oficjalnymi rejestrami, możliwe jest sprawdzenie przyszłego kontrahenta, na przykład szukając o nim informacji w Internecie – cennymi wskazówkami będą opinie umieszczane na branżowych forach internetowych czy portalach społecznościowych typu Facebook, LinkedIn, Google+. Przedsiębiorstwa, które cieszą się dobrymi ocenami klientów oraz prężnie działają w Internecie, są zwykle bardziej wiarygodne. O kondycji firmy mogą również sporo powiedzieć inwestycje w marketing internetowy, ponieważ oznacza to, że przedsiębiorstwo inwestuje w pozyskiwanie nowych klientów oraz dalszy rozwój.
