Rozpoczynając współpracę biznesową z nowym kontrahentem warto na początku zachować szczególną ostrożność, aby w przyszłości nie zmagać się z problemami finansowymi własnej firmy. Jak zmniejszyć ryzyko podjęcia niekorzystnej decyzji? Gdzie i jak sprawdzić wiarygodność firmy, przed rozpoczęciem współpracy?
Ryzyko nieudanych transakcji, strat finansowych, a co więcej zadłużenie przedsiębiorstwa mogą być spowodowane podjęciem współpracy z nieuczciwym kontrahentem. Istnieją ogólnodostępne rejestry publiczne pozwalające na sprawdzenie informacji o nowym partnerze biznesowym.
Przygotowany przez nas wykaz rejestrów został podzielony na bezpłatne bazy danych oraz serwisy płatne.
Spis treści
Dlaczego warto sprawdzić wiarygodność kontrahenta przed podjęciem współpracy?
Weryfikacja kontrahenta jeszcze przed podpisaniem umowy pozwala ograniczyć ryzyko finansowe i organizacyjne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Sprawdzenie wiarygodności kontrahenta jest szczególnie istotne w przypadku współpracy opartej na odroczonych terminach płatności. Do najważniejszych powodów należą:
- Ograniczenie ryzyka braku zapłaty – niewypłacalny lub nierzetelny kontrahent może doprowadzić do powstania zaległości, które negatywnie wpływają na płynność finansową firmy.
- Uniknięcie współpracy z podmiotem o niestabilnej sytuacji prawnej – analiza danych rejestrowych pozwala ustalić, czy firma nie znajduje się w trakcie likwidacji, restrukturyzacji lub postępowania egzekucyjnego.
- Weryfikacja rzeczywistego statusu działalności – sprawdzenie, czy przedsiębiorstwo faktycznie prowadzi aktywną działalność gospodarczą oraz od jak dawna funkcjonuje na rynku.
- Potwierdzenie uprawnień osób reprezentujących firmę – właściwa identyfikacja osób uprawnionych do podpisania umowy zmniejsza ryzyko zawarcia nieważnego lub nieskutecznego porozumienia.
- Zachowanie należytej staranności podatkowej – sprawdzenie statusu podatnika VAT oraz danych rachunku bankowego pozwala uniknąć konsekwencji podatkowych wynikających ze współpracy z nieuczciwym podmiotem.
- Wczesne wykrycie sygnałów ostrzegawczych – częste zmiany danych, krótki okres działalności czy brak przejrzystości informacyjnej mogą świadczyć o podwyższonym ryzyku współpracy.
Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta bezpłatnie?
Bezpłatne bazy danych zawierają informacje zarówno o firmach krajowych, jak i zagranicznych.
W wykazie znajdują się podstawowe dane kontrahenta, informacje o tym, czy firma jest zarejestrowana, a także czy jest podatnikiem VAT.
Krajowy Rejestr Sądowy
Rozpoczynając współpracę z przedsiębiorstwem, które jest spółką prawa handlowego (spółką jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną, spółką akcyjną lub spółką z ograniczoną odpowiedzialnością), wówczas informacji należy szukać w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego.
Jak sprawdzić wierzytelność firmy w KRS?
- Wejdź do wyszukiwarki Krajowy Rejestr Sądowy dostępnej na oficjalnej stronie rejestru.
- Zaznacz opcję „Przedsiębiorcy”.
- Wpisz co najmniej jedno z kryteriów wyszukiwania:
- numer KRS,
- NIP,
- REGON,
- pełną lub skróconą nazwę spółki,
- miejscowość siedziby.
- Po wyszukaniu podmiotu zapoznaj się z podstawowymi danymi rejestrowymi (forma prawna, adres, status wpisu, daty wpisu lub wykreślenia).
- Sprawdź historię wpisów w KRS, aby zidentyfikować istotne zmiany dotyczące spółki.
- Przeanalizuj dział 4 KRS oraz kolejne działy, w których znajdują się informacje o:
- wszczęciu postępowań egzekucyjnych,
- postępowaniach restrukturyzacyjnych lub upadłościowych,
- likwidacji spółki,
- ustanowieniu kuratora.
- Zweryfikuj kapitał zakładowy lub akcyjny spółki, który może wskazywać poziom odpowiedzialności majątkowej.
- Sprawdź informacje o przekształceniach, połączeniach lub podziale spółki, które mogą mieć wpływ na jej sytuację finansową.
Weryfikując dane kontrahenta, warto zwrócić uwagę na sposób reprezentacji przedsiębiorstwa, aby wiedzieć, z kim można skutecznie podpisać umowę. Ponadto, aby poznać maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania, należy zapoznać się z wysokością kapitału zakładowego/akcyjnego (w przypadku spółek kapitałowych).
Wykaz podatników VAT – Biała lista
Przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem, warto sprawdzić jego status VAT w wykazie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, na tzw. białej liście podatników. Korzystając
z informacji, które znajdują się w rejestrze, możemy sprawdzić, czy przedsiębiorca jest zarejestrowanym oraz czynnym płatnikiem podatku VAT, wykreślonym z rejestru lub przywróconym.
Ważne jest, aby dołożyć należytej staranności przy kontroli kontrahenta oraz zachować dokumentację potwierdzającą podjęte kroki, w przeciwnym razie możemy narazić się na sankcje finansowe przy ewentualnych zaległościach podatkowych, które powstały na skutek zawartej transakcji.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – sprawdzenie kontrahenta CEIDG
Chcąc sprawdzić informacje na temat kontrahenta prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą lub będącego wspólnikiem spółki cywilnej, należy skorzystać z Centralnej Ewidencji
i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Jakie informacje uzyskamy, korzystając z wyszukiwarki CEIDG?
- długość prowadzenia działalności gospodarczej,
- aktualny status działalności (aktywna, zawieszona, zakończona),
- charakter prowadzonej działalności (stała lub sezonowa),
- informacje o wszczętych postępowaniach restrukturyzacyjnych,
- nazwa firmy,
- numer NIP,
- numer REGON,
- adres siedziby oraz adresy wykonywania działalności.
Sprawdzanie kontrahenta GUS – Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON)
Możliwe jest również sprawdzenie informacji o przedsiębiorcy w Krajowym Rejestrze Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), który prowadzony jest przez Główny Urząd Statystyczny (GUS).
W tym rejestrze możliwe jest pozyskanie informacji na temat spółek cywilnych, które nie zostały uwzględnione w CEIDG.
Aby sprawdzić kontrahenta w Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON), należy skorzystać z wyszukiwarki udostępnionej przez Główny Urząd Statystyczny (GUS). Proces weryfikacji przebiega następująco:
- Wejdź do wyszukiwarki podmiotów REGON dostępnej na stronie GUS.
- Wprowadź dane identyfikujące kontrahenta, takie jak:
- numer REGON,
- numer NIP,
- nazwa firmy.
- Po wyszukaniu podmiotu sprawdź podstawowe informacje identyfikacyjne, w tym:
- nazwę przedsiębiorstwa,
- formę organizacyjno-prawną,
- status podmiotu,
- datę rozpoczęcia działalności.
- Zweryfikuj zgodność danych z informacjami widniejącymi w innych rejestrach publicznych, w szczególności w CEIDG lub KRS.
- W przypadku spółek cywilnych wykorzystaj REGON jako główne źródło potwierdzenia istnienia i danych podmiotu, ponieważ nie są one ujmowane w KRS.
Wykaz podatników VAT UE
Kolejnym rejestrem, z którego możemy skorzystać przy weryfikacji kontrahenta, jest system informatyczny VIES (VAT Information Exchange System), udostępniony przez Komisję Europejską. Wyszukiwarka będzie niezbędna w sytuacji, gdy siedziba kontrahenta jest zarejestrowana w Unii Europejskiej. Rejestr pozwoli zweryfikować, czy przedsiębiorstwo zostało zarejestrowane jako dokonujące transakcji wewnątrzwspólnotowych, dzięki czemu możliwe będzie zastosowanie zerowej stawki VAT do tych transakcji (0% VAT).
Płatne rejestry – jak sprawdzić wiarygodność firmy?
Jak sprawdzić firmę w Urzędzie Skarbowym?
Do urzędu skarbowego można skierować wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego założone deklaracje, prawidłowo rozliczone podatki oraz brak zaległości podatkowych kontrahenta. Wniosek do urzędu skarbowego może złożyć każdy podmiot będący stroną transakcji z podatnikiem. Ważne! Nie jest możliwe, aby złożyć wniosek o udostępnienie informacji na temat potencjalnego lub przyszłego kontrahenta.
Wydanie zaświadczenia wiąże się ze wcześniejszym uiszczeniem opłaty w wysokości 21 zł.
Biura Informacji Gospodarczej – BIG
BIG, inaczej Biura Informacji Gospodarczej, to miejsca, z których można pozyskać informacje dotyczące kondycji finansowej wybranego kontrahenta. Warto nadmienić, że Biura Informacji Gospodarczej prowadzone są przez prywatne podmioty, a ich usługi są płatne.
Weryfikacja kontrahenta w BIG może zostać przeprowadzona już na etapie wstępnych negocjacji, bez konieczności uzyskiwania jego zgody – dotyczy to danych ujawnionych przez wierzycieli współpracujących z BIG. Zgoda kontrahenta jest wymagana dopiero w przypadku rozszerzenia raportu o informacje pochodzące z sektora bankowego.
Sprawdzając firmę w Rejestrze Dłużników BIG, można uzyskać w szczególności informacje dotyczące:
- liczby wierzycieli zgłaszających zaległości (o ile dane nie zostały zastrzeżone),
- liczby oraz łącznej kwoty zadłużeń,
- dat powstania zaległości,
- kwoty zaległości oraz pierwotnej kwoty zobowiązania,
- dat wysyłania wezwań do zapłaty,
- tytułu prawnego zadłużenia oraz rodzaju umowy,
- informacji, czy zobowiązanie zostało oznaczone jako kwestionowane lub przedawnione.
Pozostałe metody
Poza oficjalnymi rejestrami, możliwe jest sprawdzenie przyszłego kontrahenta, na przykład szukając o nim informacji w Internecie – cennymi wskazówkami będą opinie umieszczane na branżowych forach internetowych czy portalach społecznościowych typu Facebook, LinkedIn, Google+. Przedsiębiorstwa, które cieszą się dobrymi ocenami klientów oraz prężnie działają w Internecie, są zwykle bardziej wiarygodne. O kondycji firmy mogą również sporo powiedzieć inwestycje w marketing internetowy, ponieważ oznacza to, że przedsiębiorstwo inwestuje w pozyskiwanie nowych klientów oraz dalszy rozwój.
Niewypłacalny kontrahent pomimo sprawdzenia – co zrobić?
Nawet rzetelne sprawdzenie kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy nie zawsze pozwala całkowicie wyeliminować ryzyko braku płatności. Sytuacja finansowa przedsiębiorstw może zmieniać się dynamicznie, a problemy z regulowaniem zobowiązań często pojawiają się już w trakcie realizacji umowy. W takiej sytuacji kluczowe znaczenie ma szybkie i zdecydowane działanie.
W przypadku powstania zaległości płatniczych warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia w zakresie windykacji należności, które pozwala na uporządkowane i skuteczne odzyskiwanie środków, przy jednoczesnym zachowaniu relacji biznesowych – o ile jest to możliwe. Subra GRP prowadzi działania windykacyjne w sposób kompleksowy, obejmując zarówno etap polubowny, jak i dalsze czynności dostosowane do charakteru sprawy.
Istotnym elementem przewagi Subry jest windykacja należności prowadzona wewnętrznie, z wykorzystaniem własnego zespołu specjalistów oraz działu prawnego. Dzięki temu działania podejmowane są sprawnie, bez konieczności przekazywania spraw do zewnętrznych podmiotów, a klient ma stały wgląd w przebieg procesu.
W jaki sposób można sprawdzić wiarygodność kontrahenta? – podsumowanie
Sprawdzenie kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy stanowi jeden z kluczowych elementów ograniczania ryzyka finansowego w działalności gospodarczej. Weryfikacja danych w bezpłatnych rejestrach publicznych, takich jak KRS, CEIDG, REGON czy wykazy podatników VAT, pozwala potwierdzić status prawny firmy, jej podstawowe dane identyfikacyjne oraz wychwycić pierwsze sygnały ostrzegawcze. Uzupełnienie analizy o informacje dostępne w Biurach Informacji Gospodarczej umożliwia natomiast ocenę rzetelności płatniczej kontrahenta i jego rzeczywistej sytuacji finansowej.
Należy jednak pamiętać, że nawet rzetelne sprawdzenie wiarygodności firmy nie daje pełnej gwarancji terminowych płatności. Kondycja finansowa przedsiębiorstw może ulegać dynamicznym zmianom, dlatego kluczowe znaczenie ma nie tylko weryfikacja na etapie nawiązywania współpracy, ale również bieżące monitorowanie należności i szybka reakcja na pierwsze opóźnienia.
