- Strona Główna /
- Windykacja należności /
- Windykacja faktur
Windykacja faktur to proces odzyskiwania należności wynikających z niezapłaconych i zaległych faktur, prowadzony wobec kontrahentów, którzy nie uregulowali zobowiązań w terminie. Obejmuje działania polubowne, a w razie potrzeby także postępowanie sądowe i egzekucyjne. Celem windykacji faktur jest skuteczne ściąganie należności za faktury oraz ochrona płynności finansowej przedsiębiorstwa.
W SUBRA GRP windykacja niezapłaconych faktur opiera się na szybkiej analizie dokumentów, weryfikacji dłużnika oraz bezpośrednich działaniach windykacyjnych, w tym kontaktach telefonicznych i windykacji terenowej. Jeżeli polubowne odzyskiwanie należności z faktur nie przynosi efektu, sprawa jest płynnie kierowana do dalszych etapów prawnych.
Proces rozpoczynamy od analizy przekazanej faktury oraz dokumentów potwierdzających zasadność roszczenia. Sprawdzamy termin płatności, podstawę wystawienia faktury, dane dłużnika oraz dotychczasowy przebieg rozliczeń. Na tym etapie oceniamy realne możliwości odzyskania należności i dobieramy zakres dalszych działań.
Po uruchomieniu sprawy podejmujemy bezpośredni kontakt z dłużnikiem – telefoniczny, pisemny, a w uzasadnionych przypadkach również terenowy. Celem jest szybkie ustalenie przyczyn braku zapłaty oraz doprowadzenie do spłaty należności wynikającej z faktury bez konieczności eskalowania sprawy.
Jeżeli dłużnik podejmuje rozmowy, prowadzimy negocjacje dotyczące formy spłaty. Ustalany jest konkretny termin zapłaty lub harmonogram ratalny, dostosowany do realnych możliwości dłużnika. Każde ustalenie jest monitorowane pod kątem terminowej realizacji.
W przypadku braku współpracy lub niewywiązywania się z ustaleń sprawa przygotowywana jest do skierowania na drogę postępowania sądowego. SUBRA GRP zapewnia płynne przejście do kolejnego etapu windykacji bez utraty czasu i konieczności ponownego kompletowania dokumentów.
W przypadku windykacji niezapłaconej faktury koszty postępowania co do zasady obciążają dłużnika, który nie uregulował zobowiązania w terminie. Wynika to z przepisów prawa przewidujących możliwość dochodzenia od dłużnika kosztów związanych z odzyskiwaniem należności, w tym kosztów działań windykacyjnych, odsetek oraz kosztów postępowania sądowego i egzekucyjnego.
W SUBRA GRP prowadzimy windykację na koszt dłużnika i nie pobieramy opłaty wstępnej od wierzyciela za rozpoczęcie działań. Oznacza to, że klient nie ponosi kosztów na starcie, a wynagrodzenie za prowadzenie sprawy uzależnione jest od skuteczności podjętych działań. Warunki współpracy są każdorazowo jasno określane przed rozpoczęciem windykacji, a każda sprawa podlega indywidualnej analizie pod kątem realnych możliwości odzyskania należności.
W przypadku konieczności skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, opłaty sądowe oraz koszty egzekucji komorniczej mogą zostać dochodzone od dłużnika po uzyskaniu tytułu wykonawczego, co pozwala ograniczyć ryzyko finansowe po stronie wierzyciela.
W ramach kompleksowej obsługi w SUBRA GRP nie ograniczamy się jedynie do odzyskania kwoty głównej z przeterminowanego dokumentu księgowego. Precyzyjnie wyliczamy i egzekwujemy podwyższone odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych, które stanowią dla Twojej firmy realną rekompensatę za zamrożony kapitał.
W relacjach B2B obowiązują specjalne, wyższe stawki odsetek niż w zwykłym obrocie cywilnym. Prawnie doliczamy je do długu, maksymalizując całkowitą kwotę odzysku dla wierzyciela.
Odsetki handlowe przysługują Ci z mocy prawa już od dnia następującego po upływie terminu płatności wskazanego na fakturze. Nie ma konieczności wcześniejszego, dodatkowego wzywania dłużnika do zapłaty.
Prawidłowo sporządzamy, księgujemy i doręczamy dłużnikowi noty odsetkowe. Stanowią one twardy dowód księgowy i żelazną podstawę do dochodzenia tych kwot na ewentualnym etapie postępowania sądowego.
Konsekwentne egzekwowanie odsetek uświadamia nierzetelnym kontrahentom, że zwlekanie z zapłatą generuje dla nich wymierne, rosnące z każdym dniem koszty. Dla Twojego przedsiębiorstwa to z kolei dodatkowy wpływ finansowy, który znacząco redukuje lub całkowicie pokrywa koszty samej windykacji.
Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, jako wierzyciel masz prawo obciążyć nierzetelnego kontrahenta zryczałtowanymi kosztami odzyskiwania należności. W SUBRA GRP automatycznie uwzględniamy ten mechanizm w procesie dochodzenia roszczeń. Dzięki temu koszt naszych działań windykacyjnych w przypadku faktur zostaje w dużej mierze (lub w całości) prawnie przerzucony na dłużnika.
Wysokość ustawowej rekompensaty doliczanej do długu zależy od kwoty niezapłaconej faktury i wynosi:
Prawo do doliczenia rekompensaty nabywasz automatycznie już w pierwszym dniu po upływie terminu płatności wskazanego na fakturze, bez konieczności wcześniejszego wzywania dłużnika do zapłaty. Jeżeli nasze rzeczywiste koszty windykacyjne przewyższają kwotę zryczałtowaną (np. w przypadku skomplikowanego postępowania sądowego), w Twoim imieniu dochodzimy od dłużnika również zwrotu tej nadwyżki. Taki model działania maksymalnie chroni kapitał Twojej firmy.
W Subrze przykładamy wielką wagę do transparentności i komfortu naszych klientów. Właśnie dlatego stworzyliśmy „Strefę klienta” – dedykowany panel online, który umożliwia Ci śledzenie postępów Twojej sprawy windykacyjnej w czasie rzeczywistym. W tej strefie masz pełny dostęp do wszystkich kluczowych informacji, w tym:
Na bieżąco śledź postępy windykacyjne w swoich sprawach. Dzięki dostępowi on-line raportujemy w trybie rzeczywistym każde działanie. Notatki prowadzone są przez sekretariat, księgowość, dział windykacji oraz dział prawny.
Każda wpłata, którą otrzymujemy od dłużnika jest wprowadzana do naszego systemu rozliczeniowego i pojawia się w Strefie klienta. Na bieżąco można sprawdzać dokonywane wpłaty przez dłużników.
Każda czynność dokonywana w sprawie jest odnotowana w systemie, dlatego nasi klienci dokładnie widzą, co dzieje się w każdej sprawie i na jakim jest etapie. Pojawiają się również informacje o otrzymaniu lub wysłaniu korespondencji.
Poprzez Strefę klienta można w dowolnym momencie zlecić kolejną sprawę do windykacji, uzupełniając i przesyłając odpowiednie informacje oraz dokumenty. Wysłanie zgłoszenia windykacji skutkuje przygotowaniem dokumentów do podpisu.
Za windykację niezapłaconych faktur w SUBRA GRP odpowiada zespół doświadczonych windykatorów, prawników oraz specjalistów ds. należności B2B. Każda sprawa prowadzona jest w oparciu o analizę dokumentacji, historii rozliczeń oraz realnych możliwości odzyskania należności, co pozwala dobrać skuteczną i adekwatną strategię działania.
Zespół SUBRA GRP łączy działania polubowne, w tym bezpośredni kontakt z dłużnikiem oraz windykację terenową, z przygotowaniem spraw do dalszych etapów prawnych, jeżeli okaże się to konieczne. Stała współpraca pomiędzy działem windykacji a działem prawnym zapewnia ciągłość procesu i pełną kontrolę nad przebiegiem odzyskiwania należności z faktur, bez zbędnych przestojów i nieefektywnych działań.
Każda windykacja zaległych faktur prowadzona jest indywidualnie, z uwzględnieniem specyfiki branży, relacji biznesowych oraz celu klienta, co przekłada się na wysoką skuteczność i realne zabezpieczenie interesów wierzyciela.
Każda windykacja należności prowadzona przez Subrę rozpatrywana jest indywidualnie, a zakres oraz forma działań zostają skrupulatnie dobrane do specyfiki danej sprawy.
Czas windykacji faktury może wynosić od kilku dni do kilku miesięcy. W wielu przypadkach pierwsze efekty pojawiają się w ciągu 1 - 14 dni, szczególnie gdy dłużnik podejmuje rozmowy i istnieje możliwość szybkiej spłaty. Jeżeli sprawa wymaga negocjacji lub skierowania na drogę sądową, proces może ulec wydłużeniu.
Do windykacji można przekazać faktury wymagalne, czyli takie, których termin płatności już minął. Dotyczy to zarówno faktur jednorazowych, jak i cyklicznych, wystawionych w ramach relacji B2B, niezależnie od branży czy wysokości należności.
Windykację niezapłaconej faktury można rozpocząć bezpośrednio po upływie terminu płatności, bez konieczności wcześniejszego wysyłania wezwań do zapłaty. Im szybciej podejmowane są działania, tym większa szansa na skuteczne odzyskanie należności.
Nie obowiązuje sztywna minimalna kwota faktury do windykacji. Każda sprawa analizowana jest indywidualnie, a zasadność podjęcia działań oceniana jest pod kątem realnych możliwości odzyskania należności oraz opłacalności procesu.
Podstawą są dokumenty potwierdzające istnienie należności, w szczególności wystawiona faktura wraz z terminem płatności. W zależności od sprawy pomocne mogą być również umowy handlowe, potwierdzenia wykonania usługi lub dostawy towaru oraz korespondencja z dłużnikiem.
W przypadku zakupu wierzytelności przeprowadzamy dokładną wycenę i proponujemy adekwatną kwotę.
Prowizją możemy obciążyć dłużnika jedynie w transakcjach handlowych między firmami, co zapewnia zgodność z przepisami prawa.
Przyjmujemy do windykacji również faktury zapłacone w części. Taka wpłata stanowi prawne uznanie długu, co znacząco ułatwia odzyskanie reszty pieniędzy. W SUBRA GRP dochodzimy pozostałego salda zadłużenia wraz z pełnymi odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych.
To standardowa taktyka dłużników na zyskanie czasu. Weryfikujemy dokumentację źródłową (protokoły, e-maile, umowy). Jeśli dłużnik nie zgłaszał formalnych reklamacji na etapie realizacji usługi, traktujemy jego opóźnione zarzuty jako bezzasadne i stanowczo egzekwujemy należność.
Nie ma takiej potrzeby, ponieważ zaległą fakturę możesz nam przekazać już pierwszego dnia po upływie terminu płatności. Bierzemy na siebie przygotowanie i wysyłkę pełnej dokumentacji, a oficjalne wezwanie opatrzone pieczęcią firmy windykacyjnej wywiera na dłużniku znacznie większą presję niż pismo od wierzyciela.
Zostaw nam numer telefonu – oddzwonimy najszybciej, jak tylko możemy.