Windykacja polubowna i przymusowa – jakie są różnice?

Windykacja polubowna opiera się na kontakcie z dłużnikiem i dobrowolnych ustaleniach, natomiast windykacja przymusowa wykorzystuje drogę sądowo-egzekucyjną. Oba sposoby służą odzyskaniu należności, ale różnią się dostępnymi działaniami, czasem, kosztami oraz wpływem na relację z kontrahentem. Wyjaśniamy, jakie są różnice między windykacją polubowną i przymusową, kiedy warto prowadzić negocjacje oraz w jakiej sytuacji należy rozważyć skierowanie sprawy do sądu.

Windykacja polubowna i przymusowa – porównanie najważniejszych różnic

Windykacja polubowna opiera się na dobrowolnej spłacie zadłużenia lub zawarciu porozumienia z dłużnikiem. Windykacja przymusowa obejmuje natomiast ścieżkę sądowo-egzekucyjną, która może doprowadzić do zastosowania środków przymusu wobec majątku dłużnika. Samo skierowanie sprawy do sądu nie pozwala jeszcze na zajęcie rachunku bankowego, wynagrodzenia lub ruchomości. Takie działania są podejmowane dopiero w ramach egzekucji prowadzonej przez komornika na odpowiedniej podstawie prawnej.

Oba rodzaje windykacji służą odzyskaniu należności, ale różnią się sposobem działania, stopniem sformalizowania, dostępnymi środkami oraz znaczeniem współpracy dłużnika.

Czym jest windykacja polubowna i przymusowa?

Windykacja polubowna polega na dochodzeniu należności bez udziału sądu i organu egzekucyjnego. Jej celem jest doprowadzenie do dobrowolnej zapłaty bądź zawarcia porozumienia określającego termin i sposób uregulowania zadłużenia. Może obejmować wezwania do zapłaty, kontakt telefoniczny i elektroniczny, negocjacje, mediację, ugodę lub ustalenie harmonogramu spłaty. Wierzyciel, jego pełnomocnik ani firma windykacyjna nie mają na tym etapie prawa do zajęcia majątku dłużnika. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź artykuł co to jest windykacja polubowna?

Windykacja przymusowa nie jest pojęciem zdefiniowanym w Kodeksie postępowania cywilnego jako jeden odrębny rodzaj postępowania. Na potrzeby tego artykułu rozumiemy ją jako ścieżkę sądowo-egzekucyjną: sąd rozpoznaje roszczenie i wydaje orzeczenie, natomiast komornik prowadzi egzekucję po jej wszczęciu przez wierzyciela na wymaganej podstawie. Zgodnie z art. 776 Kodeksu postępowania cywilnego podstawą egzekucji jest co do zasady tytuł wykonawczy, czyli tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności. Dopiero na etapie egzekucyjnym możliwe jest zastosowanie środków przymusu wobec majątku dłużnika.

Od negocjacji do egzekucji – windykacja należności z SUBRA GRP

Windykacja polubowna i przymusowa nie muszą być traktowane jako dwa niezależne sposoby działania. W SUBRA GRP każda należność jest analizowana indywidualnie, a sposób postępowania dobierany do dokumentacji, dotychczasowej postawy dłużnika oraz szans na odzyskanie pieniędzy. Sprawa może rozpocząć się od negocjacji i bezpośredniego kontaktu terenowego, a jeśli nie przyniesie to zapłaty, zostać skierowana na drogę sądową i egzekucyjną.

Dlaczego warto korzystać ze wsparcia SUBRA GRP?

• ponad 20 lat doświadczenia w windykacji należności B2B,
• indywidualna analiza sprawy przed rozpoczęciem działań,
• aktywna windykacja terenowa, która nie ogranicza się do wysyłania wezwań i kontaktu telefonicznego,
• obsługa kolejnych etapów dochodzenia należności przez jeden zespół,
• własny dział prawny prowadzący postępowania sądowe,
• współpraca ze sprawdzonymi kancelariami komorniczymi oraz nadzorowanie przebiegu egzekucji,
• brak opłat wstępnych i wynagrodzenie pobierane za osiągnięty rezultat,
• dostęp do Strefy Klienta umożliwiającej bieżące sprawdzanie statusu sprawy, wpłat i podejmowanych czynności.

Więcej informacji znajdziesz na podstronach windykacja polubowna oraz windykacja komornicza!

SUBRA GRP obsługuje należności powstałe w obrocie gospodarczym od kwoty 10 000 zł.

Co łączy windykację polubowną i przymusową?

Windykacja polubowna i przymusowa służą dochodzeniu tej samej należności, lecz wykorzystują inne sposoby działania. W obu przypadkach wierzyciel dąży do uzyskania zapłaty, a przebieg sprawy zależy m.in. od rodzaju roszczenia, zgromadzonej dokumentacji, postawy dłużnika oraz jego sytuacji majątkowej.

Dla obu rodzajów windykacji istotne jest potwierdzenie istnienia, wysokości i terminu wymagalności roszczenia. Znaczenie mogą mieć w szczególności umowy, faktury, protokoły odbioru, zamówienia, korespondencja z kontrahentem oraz dokumenty potwierdzające uznanie długu. Zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która wywodzi z niego skutki prawne.

Oba sposoby dochodzenia należności:

• wymagają podjęcia działania przez wierzyciela lub działający w jego imieniu podmiot,
• mogą zakończyć się jednorazową zapłatą albo zawarciem porozumienia z dłużnikiem,
• powinny uwzględniać termin przedawnienia roszczenia,
• nie gwarantują odzyskania pieniędzy, jeżeli dłużnik nie posiada dochodów ani majątku,
• mogą stanowić kolejne etapy obsługi tej samej sprawy.

Różnica dotyczy zatem nie celu, lecz sposobu dochodzenia należności. Działania polubowne bazują na dobrowolnej współpracy dłużnika, natomiast ścieżka sądowo-egzekucyjna umożliwia wykorzystanie instrumentów przewidzianych przez prawo.

Ile trwa windykacja polubowna i przymusowa?

Windykacja polubowna może trwać od kilku dni do kilku tygodni. Jako orientacyjny przedział często przyjmuje się około 14 – 30 dni, ale przepisy nie określają jednego terminu prowadzenia takich działań. Jeżeli dłużnik odpowiada na kontakt, uznaje zobowiązanie i dysponuje środkami na spłatę, pierwsze ustalenia mogą zostać wypracowane w ciągu kilku dni. Czas wydłuża się, gdy dłużnik unika kontaktu, kwestionuje należność bądź proponuje spłatę w ratach.

W przypadku windykacji przymusowej należy zazwyczaj zakładać co najmniej kilka miesięcy. Cała ścieżka może jednak trwać ponad rok, ponieważ obejmuje postępowanie sądowe, uzyskanie podstawy do prowadzenia egzekucji, a następnie czynności komornika. Sprawa może zakończyć się szybciej, jeżeli dłużnik nie kwestionuje roszczenia i płaci po wydaniu orzeczenia. Sprzeciw, konieczność przeprowadzenia dowodów, wniesienie środka odwoławczego lub trudności z ustaleniem majątku dłużnika mogą znacząco wydłużyć postępowanie.

W SUBRA działania polubowne trwają zazwyczaj od 7 do 30 dni. W prostszych sprawach pierwsze ustalenia z dłużnikiem mogą zostać wypracowane w ciągu 2 – 5 dni roboczych. Czas obsługi konkretnej należności zależy m.in. od dostępnej dokumentacji, kontaktu z dłużnikiem, wysokości zadłużenia oraz możliwości ustalenia realnego sposobu spłaty.

Ile kosztuje windykacja polubowna i przymusowa?

Koszt windykacji zależy od wartości i liczby należności, stopnia skomplikowania sprawy, zakresu podejmowanych działań oraz przyjętego modelu rozliczenia. Windykacja polubowna zwykle wiąże się z mniejszą liczbą wydatków niż postępowanie sądowo-egzekucyjne, jednak nie ma jednej stawki właściwej dla wszystkich spraw.

Koszty windykacji polubownej

Na koszt działań polubownych mogą składać się:

• opłata za przyjęcie i analizę sprawy,
• przygotowanie oraz wysyłka wezwań do zapłaty,
• prowadzenie kontaktu telefonicznego i elektronicznego,
• negocjowanie ugody lub harmonogramu spłaty,
• działania terenowe podejmowane pod adresem dłużnika,
• monitorowanie realizacji zawartego porozumienia,
• prowizja od faktycznie odzyskanej kwoty.

Sposób rozliczenia zależy od oferty firmy windykacyjnej. Wynagrodzenie może mieć formę stałej opłaty, abonamentu, prowizji za rezultat albo połączenia kilku modeli. Na wysokość kosztu wpływają również liczba obsługiwanych należności, ich wiek, wartość zadłużenia, lokalizacja dłużnika oraz konieczność podjęcia działań terenowych.

Koszty windykacji przymusowej

W przypadku ścieżki sądowo-egzekucyjnej kosztorys może obejmować:

• opłatę od pozwu, której wysokość zależy m.in. od wartości dochodzonego roszczenia i rodzaju postępowania,
• wynagrodzenie pełnomocnika reprezentującego wierzyciela,
• wydatki na przeprowadzenie dowodów, np. opinię biegłego, tłumaczenia lub uzyskanie dokumentów,
• opłaty związane z uzyskaniem wymaganych dokumentów i podstawy prowadzenia egzekucji,
• zaliczki na wydatki komornika, np. koszty korespondencji, zapytań, dojazdu lub czynności terenowych,
• opłatę egzekucyjną naliczaną zgodnie z przepisami,
• dodatkowe wydatki związane z poszukiwaniem majątku lub egzekucją z określonych jego składników.

Opłaty związane z postępowaniem przed sądem reguluje ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, natomiast zasady ustalania kosztów egzekucji określa ustawa o kosztach komorniczych.

Wierzyciel może uzyskać zwrot części poniesionych kosztów, jeżeli pozwalają na to przepisy i rozstrzygnięcie sprawy. Nie należy jednak utożsamiać przyznanego zwrotu z faktycznym odzyskaniem pieniędzy. Jeżeli dłużnik nie posiada dochodów ani majątku, wyegzekwowanie należności oraz zasądzonych kosztów może okazać się niemożliwe.

Który rodzaj windykacji jest skuteczniejszy?

Nie można uznać, że windykacja polubowna lub przymusowa jest skuteczniejsza w każdej sprawie. Rezultatu nie należy oceniać wyłącznie na podstawie zawarcia ugody, uzyskania wyroku czy wszczęcia egzekucji. Miarą skuteczności jest przede wszystkim rzeczywiste odzyskanie należności, z uwzględnieniem czasu prowadzenia działań i poniesionych kosztów.

Skuteczność windykacji polubownej zależy w dużym stopniu od postawy dłużnika. Jeżeli pozostaje on w kontakcie, przedstawia swoją sytuację finansową i wykonuje uzgodniony harmonogram, zapłata może nastąpić bez angażowania sądu. Sama deklaracja spłaty lub podpisanie ugody nie przesądzają jednak o odzyskaniu pieniędzy. Rezultat pojawia się dopiero wtedy, gdy dłużnik faktycznie realizuje ustalenia.

Windykacja przymusowa umożliwia kontynuowanie dochodzenia należności mimo braku dobrowolnej współpracy dłużnika. Uzyskanie korzystnego orzeczenia nie jest jednak równoznaczne z odzyskaniem środków. Skuteczność egzekucji zależy przede wszystkim od tego, czy dłużnik posiada dochody, rachunki, wierzytelności lub inne składniki majątku, z których komornik może prowadzić czynności.

Przeczytaj także: czym różni się windykacja polubowna od sądowej?

Jak rodzaj windykacji wpływa na relację z kontrahentem?

Windykacja polubowna daje większą możliwość zachowania relacji biznesowej, ponieważ opiera się na bezpośrednim kontakcie, negocjacjach i dobrowolnych ustaleniach. Wierzyciel może poznać przyczyny opóźnienia, ocenić sytuację kontrahenta i uzgodnić sposób spłaty, który uwzględnia interesy obu stron. Pozwala to oddzielić problem z płatnością od całej dotychczasowej współpracy.

Znaczenie ma jednak sposób prowadzenia rozmów. Jasne określenie wysokości zadłużenia, terminów i konsekwencji niewykonania ustaleń ogranicza ryzyko dalszych nieporozumień. Zbyt długie negocjacje lub zgoda na kolejne niewykonywane deklaracje mogą natomiast osłabić pozycję wierzyciela i utrwalić nierzetelne zachowanie kontrahenta.

Skierowanie sprawy na drogę sądowo-egzekucyjną zwykle zwiększa formalność sporu i może utrudnić kontynuowanie współpracy. Nie zawsze jednak prowadzi do całkowitego zerwania relacji. Jeżeli dłużnik nie reaguje na wezwania lub wielokrotnie narusza wcześniejsze ustalenia, podjęcie działań formalnych może być konieczne dla ochrony interesów przedsiębiorstwa. Nawet po skierowaniu sprawy do sądu strony nadal mogą rozmawiać o dobrowolnej spłacie lub zawarciu ugody.

Kiedy warto prowadzić windykację polubowną, a kiedy przejść do przymusowej?

Windykację polubowną warto prowadzić tak długo, jak zachowanie dłużnika daje realne podstawy do oczekiwania zapłaty. Jeżeli kontakt nie prowadzi do wykonania konkretnych ustaleń, dalsze odwlekanie decyzji może zwiększać ryzyko nieodzyskania należności. Każda sprawa powinna mieć ustalony termin prowadzenia negocjacji oraz warunki przejścia do działań sądowych.

Nie ma obowiązku wykorzystywania wszystkich dostępnych działań polubownych przed skierowaniem pozwu. Wierzyciel powinien dostosować sposób postępowania do wysokości i wieku należności, postawy dłużnika, posiadanych dokumentów, terminu przedawnienia oraz informacji o sytuacji majątkowej kontrahenta.

Kiedy uzasadnione są działania polubowne?

Windykacja polubowna jest uzasadniona przede wszystkim wtedy, gdy dłużnik:

• pozostaje w kontakcie z wierzycielem,
• nie kwestionuje istnienia ani wysokości zobowiązania,
• wyjaśnia przyczyny opóźnienia,
• przedstawia realny termin zapłaty lub propozycję spłaty ratalnej,
• wykonuje podjęte ustalenia, np. wpłaca pierwszą ratę,
• posiada przejściowe problemy z płynnością, ale nadal prowadzi działalność i osiąga przychody.

Gotowość do rozmów powinna znajdować potwierdzenie w konkretnych działaniach dłużnika. Sama deklaracja zapłaty bez wskazania terminu lub kolejne niedotrzymywane obietnice nie powinny być podstawą do bezterminowego przedłużania negocjacji. Ustalenia dotyczące wysokości rat, terminów płatności i konsekwencji opóźnienia warto potwierdzić na piśmie.

Kiedy należy rozważyć drogę sądowo-egzekucyjną?

Skierowanie sprawy na drogę sądową należy rozważyć, gdy dłużnik:

• unika kontaktu lub nie odpowiada na wezwania,
• kwestionuje zobowiązanie i nie ma możliwości polubownego rozstrzygnięcia sporu,
• nie realizuje zawartej ugody albo harmonogramu spłaty,
• wielokrotnie przesuwa termin zapłaty bez przedstawienia wiarygodnego uzasadnienia,
• wykorzystuje negocjacje wyłącznie do odsuwania dalszych działań,
• podejmuje czynności mogące wskazywać na wyzbywanie się majątku.

Szybkiej decyzji wymagają również sprawy, w których zbliża się termin przedawnienia roszczenia. Samo wysłanie wezwania do zapłaty co do zasady nie przerywa biegu przedawnienia. Przesłanki jego przerwania określa art. 123 Kodeksu cywilnego i zalicza do nich m.in. czynność podjętą bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia przed właściwym sądem lub innym powołanym do tego organem, a także uznanie roszczenia przez dłużnika.

Przejście do windykacji przymusowej nie powinno następować automatycznie po jednym nieskutecznym kontakcie. Nie należy go jednak odkładać, gdy dalsze negocjacje nie zwiększają prawdopodobieństwa zapłaty, a zwłoka może utrudnić późniejsze dochodzenie lub wyegzekwowanie należności.

Czy windykacja polubowna i przymusowa mogą się uzupełniać?

Windykacja polubowna i przymusowa mogą być kolejnymi etapami dochodzenia tej samej należności. Wierzyciel może najpierw podjąć próbę uzyskania dobrowolnej zapłaty, a po jej niepowodzeniu skierować sprawę do sądu. Rozpoczęcie postępowania sądowego nie wyklucza dalszych negocjacji ani zawarcia ugody.

Połączenie obu sposobów działania może przebiegać następująco:

1. Wierzyciel przedstawia dłużnikowi wysokość zadłużenia i termin zapłaty.
2. Strony podejmują ograniczone czasowo negocjacje lub ustalają harmonogram spłaty.
3. Brak zapłaty albo naruszenie ustaleń prowadzi do skierowania sprawy do sądu.
4. Po uzyskaniu wymaganej podstawy wierzyciel może złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji.
5. Równolegle nadal możliwe jest osiągnięcie porozumienia i dobrowolne uregulowanie zadłużenia.

Zawarcie ugody po wszczęciu egzekucji nie kończy automatycznie postępowania komorniczego. Porozumienie powinno określać sposób i terminy zapłaty, a wierzyciel musi podjąć odpowiednią decyzję dotyczącą dalszego prowadzenia, zawieszenia albo zakończenia egzekucji. Należy przy tym uwzględnić powstałe już koszty oraz odsetki.

Połączenie działań polubownych i przymusowych pozwala zachować możliwość porozumienia, a jednocześnie chronić interes wierzyciela. Warunkiem jest konsekwentne przechodzenie do kolejnego etapu, gdy dłużnik nie realizuje uzgodnionych zobowiązań.

Windykacja polubowna czy przymusowa – którą wybrać?

Windykacja polubowna pozwala dochodzić należności poprzez kontakt, negocjacje i dobrowolne ustalenia z dłużnikiem, natomiast windykacja przymusowa wykorzystuje ścieżkę sądowo-egzekucyjną. Pierwsze rozwiązanie jest zwykle szybsze, mniej kosztowne i daje większą możliwość zachowania relacji biznesowej, ale jego skuteczność zależy od współpracy dłużnika. Gdy nie reaguje on na wezwania, nie wykonuje ustaleń lub kwestionuje zobowiązanie, konieczne może być skierowanie sprawy do sądu. Oba sposoby mogą stanowić kolejne etapy dochodzenia tej samej należności, a moment przejścia między nimi powinien wynikać z oceny dokumentacji, terminu przedawnienia, postawy dłużnika oraz jego sytuacji majątkowej.

Nie wiesz, który sposób windykacji będzie odpowiedni dla Twojej sprawy? Skontaktuj się z kancelarią windykacyjną SUBRA. Przeanalizujemy należność i pomożemy zaplanować dalsze działania. Zadzwoń pod numer +48 32 307 46 45 lub napisz na adres biuro@subra.pl.

FAQ – najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi