Kto ponosi koszty windykacji?

Dochodzenie przeterminowanej należności może wiązać się z kosztami obsługi polubownej, postępowania sądowego oraz egzekucji komorniczej. Wydatki te zazwyczaj najpierw finansuje wierzyciel, jednak część z nich może następnie odzyskać od dłużnika. Zakres odpowiedzialności za koszty windykacji zależy między innymi od rodzaju należności, podstawy prawnej, etapu postępowania i zasadności poniesionych wydatków. W artykule wyjaśniamy, kto ponosi poszczególne koszty oraz w jakich sytuacjach pozostają one po stronie wierzyciela.

Kto ponosi koszty windykacji – wierzyciel czy dłużnik?

Koszty windykacji zazwyczaj najpierw ponosi wierzyciel, który finansuje podejmowane działania, zawiera umowę z firmą windykacyjną, uiszcza opłatę od pozwu lub wykłada zaliczki potrzebne do przeprowadzenia egzekucji. Część tych wydatków może następnie zostać odzyskana od dłużnika, ale zależy to od rodzaju należności, etapu postępowania, podstawy prawnej oraz zasadności poniesionych kosztów.

Nie można więc przyjąć ogólnej zasady, że wszystkie koszty windykacji zawsze ostatecznie obciążają dłużnika. Wynagrodzenie firmy windykacyjnej wynika z umowy zawartej z wierzycielem, koszty procesu są rozliczane zgodnie z wynikiem sprawy, a zwrot kosztów egzekucji obejmuje wydatki niezbędne do jej celowego przeprowadzenia.

Przyznanie wierzycielowi zwrotu kosztów nie gwarantuje ich faktycznego odzyskania. Jeżeli dłużnik nie posiada dochodów ani majątku pozwalającego na skuteczną egzekucję, część wydatków może pozostać ekonomicznie po stronie wierzyciela.

SUBRA GRP – windykacja na koszt dłużnika

SUBRA GRP prowadzi windykację należności gospodarczych w modelu, w którym uzasadnione koszty odzyskiwania długu są dochodzone od nierzetelnego kontrahenta. Rozwiązanie dotyczy spraw spełniających przesłanki określone w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Przed rozpoczęciem działań zespół analizuje należność i dokumentację, aby ocenić, czy dana sprawa kwalifikuje się do obciążenia dłużnika kosztami.

Windykacja w SUBRA GRP obejmuje należności B2B o wartości od 10 000 zł. Wierzyciel nie ponosi opłaty wstępnej, a wynagrodzenie jest rozliczane po skutecznym odzyskaniu należności. Dla klienta taki model współpracy zapewnia:

• ograniczenie kosztów rozpoczynania windykacji;
• wynagrodzenie uzależnione od osiągniętego rezultatu;
• dochodzenie należności głównej wraz z kosztami, które zgodnie z przepisami mogą obciążyć dłużnika;
• indywidualną ocenę podstaw prawnych i dokumentów przed podjęciem działań;
• obsługę sprawy przez zespół windykatorów i prawników.

Więcej szczegółów na temat usługi znajdziesz na podstronie windykacja na koszt dłużnika!

Co zalicza się do kosztów windykacji?

Koszty windykacji obejmują wydatki i nakłady związane z dochodzeniem niezapłaconej należności. Mogą powstawać już na etapie samodzielnego kontaktu z dłużnikiem, a następnie zwiększać się wraz ze zleceniem sprawy zewnętrznemu podmiotowi, wniesieniem pozwu i rozpoczęciem egzekucji.

Do kosztów windykacji można zaliczyć:

• koszty wewnętrzne przedsiębiorstwa – czas pracy pracowników, przygotowanie dokumentacji, prowadzenie korespondencji, księgowanie wpłat i kontrolowanie terminów;
• koszty kontaktu z dłużnikiem – wysyłkę wezwań do zapłaty, rozmowy telefoniczne, wiadomości elektroniczne oraz działania terenowe;
• koszty pozyskiwania informacji – ustalanie aktualnych danych dłużnika oraz sprawdzanie informacji potrzebnych do oceny możliwości odzyskania należności;
• wynagrodzenie firmy windykacyjnej – opłatę stałą, abonament, prowizję od odzyskanej kwoty albo wynagrodzenie łączące kilka sposobów rozliczenia;
• koszty obsługi prawnej – analizę dokumentacji, przygotowanie pism, negocjowanie ugody oraz reprezentowanie wierzyciela;
• koszty postępowania sądowego – opłatę od pozwu, wydatki na dowody, opinie biegłych, tłumaczenia oraz koszty zastępstwa procesowego;
• koszty postępowania egzekucyjnego – zaliczki na czynności komornika, poszukiwanie majątku, korespondencję, dojazdy, wycenę składników majątku i zastępstwo prawne w egzekucji.

Od kosztów windykacji należy odróżnić odsetki za opóźnienie, które są odrębną należnością przysługującą wierzycielowi po spełnieniu ustawowych lub umownych przesłanek. Ustawowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności również nie musi odpowiadać wydatkom faktycznie poniesionym w tej samej wysokości.

Samo poniesienie kosztu nie przesądza jeszcze, że można nim obciążyć dłużnika. Każdy wydatek należy rozpatrywać pod kątem jego podstawy prawnej, związku z dochodzeniem należności oraz uzasadnionej wysokości.

Kto ponosi koszty windykacji polubownej?

Koszty windykacji polubownej początkowo ponosi zazwyczaj wierzyciel. Jeżeli zleca odzyskanie należności firmie windykacyjnej, to właśnie wierzyciel jest stroną umowy i odpowiada za zapłatę wynagrodzenia na określonych w niej zasadach. Późniejsza możliwość dochodzenia określonych kosztów od dłużnika stanowi odrębną kwestię i wymaga odpowiedniej podstawy prawnej.

Firmy windykacyjne mogą stosować różne modele rozliczenia, w tym:

• stałą opłatę za przyjęcie lub obsługę sprawy,
• abonament obejmujący określony zakres działań,
• prowizję naliczaną od odzyskanej kwoty,
• wynagrodzenie łączące opłatę stałą z prowizją za rezultat,
• dodatkowe opłaty za wybrane czynności, np. wizytę terenową lub przygotowanie dokumentacji prawnej.

Zakres kosztów i moment powstania obowiązku zapłaty zależą od zawartej umowy. W modelu prowizyjnym wynagrodzenie jest zwykle powiązane z odzyskaniem całości lub części należności, natomiast przy opłacie stałej koszt może powstać niezależnie od końcowego rezultatu działań.

Samodzielne prowadzenie windykacji również nie jest całkowicie bezkosztowe. Przedsiębiorstwo angażuje czas pracowników, przygotowuje wezwania, prowadzi korespondencję, kontaktuje się z dłużnikiem i kontroluje wykonanie ustaleń. Są to koszty organizacyjne ponoszone przez wierzyciela, nawet jeżeli nie wiążą się z płatnością na rzecz zewnętrznego usługodawcy.

Czy kosztami windykacji można obciążyć dłużnika?

Dłużnika można obciążyć niektórymi kosztami windykacji, ale nie następuje to automatycznie i nie dotyczy każdego wydatku poniesionego przez wierzyciela. Decydują o tym przede wszystkim charakter należności, podstawa prawna, etap dochodzenia roszczenia oraz zasadność i wysokość kosztów. Inne zasady obowiązują w transakcjach handlowych między przedsiębiorcami, a inne w relacjach z konsumentami.

W przypadku transakcji handlowych ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przewiduje rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Jeżeli uzasadnione wydatki przekroczą jej wysokość, wierzyciel może dochodzić również nadwyżki na zasadach określonych w ustawie. Sama umowa zawarta z firmą windykacyjną nie przesądza jednak, że dłużnik będzie zobowiązany pokryć całe jej wynagrodzenie. Znaczenie mają zakres wykonanych czynności, wysokość kosztu oraz jego proporcjonalność do dochodzonej należności.

Więcej informacji znajdziesz we wpisie: Czy kosztami windykacji można obciążyć dłużnika?

Kto ponosi koszty postępowania sądowego?

Koszty postępowania sądowego początkowo wykłada wierzyciel, który decyduje się dochodzić zapłaty przed sądem. Obejmują one przede wszystkim opłatę od pozwu, ewentualne zaliczki na przeprowadzenie dowodów oraz wynagrodzenie adwokata lub radcy prawnego, jeżeli wierzyciel korzysta z profesjonalnego pełnomocnika.

Zgodnie z art. 98 Kodeksu postępowania cywilnego strona przegrywająca sprawę co do zasady zwraca przeciwnikowi niezbędne koszty celowego dochodzenia praw i celowej obrony. Jeżeli wierzyciel wygra sprawę, sąd może więc zasądzić od dłużnika zwrot opłaty sądowej, wydatków procesowych oraz kosztów zastępstwa procesowego w wysokości ustalonej według obowiązujących przepisów.

Zasądzony zwrot nie zawsze odpowiada całej kwocie faktycznie wydanej przez wierzyciela. Dotyczy to zwłaszcza wynagrodzenia pełnomocnika, które wynika z umowy z klientem, podczas gdy sąd rozlicza koszty zastępstwa procesowego według zasad przewidzianych w przepisach. Jeżeli strony wygrają sprawę tylko częściowo, koszty mogą zostać stosunkowo rozdzielone lub wzajemnie zniesione. W razie oddalenia powództwa to wierzyciel może zostać zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez dłużnika.

Kto ponosi koszty egzekucji komorniczej?

Koszty egzekucji komorniczej co do zasady obciążają dłużnika, jednak wierzyciel może być zobowiązany do wcześniejszego wyłożenia środków potrzebnych do przeprowadzenia określonych czynności. Zgodnie z art. 770 Kodeksu postępowania cywilnego dłużnik zwraca wierzycielowi koszty niezbędne do celowego przeprowadzenia egzekucji.

Wierzyciel może wpłacać zaliczki między innymi na korespondencję, uzyskanie informacji o majątku dłużnika, sporządzenie opinii biegłego, oszacowanie nieruchomości, transport lub udział osób potrzebnych do wykonania czynności. Ostateczna wysokość kosztów postępowania jest ustalana przez komornika. Jeżeli egzekucja okaże się skuteczna, należne koszty mogą zostać wyegzekwowane od dłużnika razem z dochodzoną należnością.

Od zasady obciążania dłużnika kosztami występują wyjątki. Kosztami może zostać obciążony wierzyciel między innymi wtedy, gdy wszczęcie egzekucji było oczywiście niecelowe albo wniosek skierowano przeciwko osobie, która nie była dłużnikiem. Część wydatków może również pozostać po stronie wierzyciela, jeżeli w majątku dłużnika nie uda się znaleźć środków pozwalających na ich odzyskanie.

Przeczytaj także obciążanie wierzyciela kosztami za bezcelowe wszczęcie egzekucji i umorzenie sprawy!

Co dzieje się z kosztami, gdy windykacja okaże się bezskuteczna?

Jeżeli windykacja nie doprowadzi do odzyskania pieniędzy, poniesione wydatki ekonomicznie pozostają po stronie wierzyciela. Dotyczy to między innymi opłat za obsługę sprawy, kosztów korespondencji, pracy pełnomocnika, opłat sądowych oraz zaliczek wpłaconych w toku egzekucji. Bezskuteczność działań nie powoduje automatycznego anulowania tych kosztów.

Sposób rozliczenia z firmą windykacyjną zależy od zawartej umowy. Przy wynagrodzeniu uzależnionym wyłącznie od rezultatu brak spłaty może oznaczać, że prowizja nie zostanie naliczona. Umowa może jednak przewidywać opłatę stałą, koszt przygotowania dokumentów, obsługi prawnej albo dodatkowych czynności, które wierzyciel ponosi niezależnie od wyniku sprawy.

Wydane orzeczenie może obejmować zwrot kosztów procesu, a postanowienie komornika – koszty egzekucji. Jeżeli dłużnik nie posiada dochodów ani majątku pozwalającego na skuteczną egzekucję, zasądzone kwoty pozostaną nieodzyskane wraz z należnością główną. Z tego względu przed poniesieniem kolejnych wydatków warto ocenić sytuację majątkową dłużnika oraz szanse na odzyskanie środków.

Od czego zależy, czy wierzyciel odzyska koszty windykacji?

Możliwość odzyskania kosztów windykacji zależy nie tylko od wyniku podjętych działań, ale również od rodzaju należności, podstawy prawnej danego kosztu oraz sytuacji majątkowej dłużnika. Samo poniesienie wydatku przez wierzyciela nie wystarcza, aby można było automatycznie obciążyć nim drugą stronę.

Przy ocenie możliwości odzyskania kosztów znaczenie mają przede wszystkim:

• rodzaj relacji między stronami – inne uprawnienia przysługują wierzycielowi w transakcji handlowej między przedsiębiorcami, a inne w relacji z konsumentem lub w rozliczeniu między osobami fizycznymi;
• charakter poniesionego kosztu – odrębnie rozlicza się koszty działań polubownych, procesu sądowego i egzekucji komorniczej;
• podstawa prawna żądania – wierzyciel powinien wskazać przepis, postanowienie umowne lub orzeczenie pozwalające dochodzić określonej kwoty;
• zasadność i proporcjonalność wydatku – koszt powinien odpowiadać zakresowi wykonanych czynności oraz wartości i stopniowi skomplikowania sprawy;
• udokumentowanie kosztu – w przypadkach wymagających wykazania rzeczywiście poniesionych wydatków potrzebne mogą być umowy, faktury, potwierdzenia zapłaty lub zestawienia wykonanych czynności;
• wynik postępowania sądowego – przy częściowym uwzględnieniu roszczenia sąd może odpowiednio rozdzielić koszty między strony;
• wypłacalność dłużnika – nawet prawomocnie zasądzona kwota nie zostanie faktycznie odzyskana, jeżeli dłużnik nie posiada majątku lub dochodów dostępnych dla egzekucji.

Przed skierowaniem sprawy do kolejnego etapu warto zestawić przewidywane wydatki z wysokością należności i realnymi szansami na ich odzyskanie. Pozwala to ograniczyć ryzyko, że koszty dochodzenia długu zwiększą stratę poniesioną przez wierzyciela.

Ogranicz koszty nieskutecznej windykacji ze wsparciem SUBRA GRP

Przedłużanie bezskutecznych rozmów z dłużnikiem lub wybór nieodpowiedniej ścieżki dochodzenia należności może generować kolejne wydatki bez zwiększenia szans na zapłatę. Zespół SUBRA GRP analizuje dokumentację, sytuację dłużnika i dotychczasowe działania, a następnie dobiera zakres windykacji do wartości oraz specyfiki sprawy.

Powierzenie obsługi specjalistom pozwala ograniczyć zaangażowanie pracowników wierzyciela i uniknąć przypadkowych kosztów. Przekaż należność do bezpłatnej analizy SUBRA GRP, aby poznać możliwe dalsze działania i realnie ocenić szanse na odzyskanie pieniędzy.

Kto ostatecznie ponosi koszty windykacji? – podsumowanie

Koszty windykacji najczęściej wykłada wierzyciel, który finansuje działania polubowne, sądowe lub egzekucyjne. Część tych wydatków może następnie odzyskać od dłużnika, ale zależy to od rodzaju należności, podstawy prawnej, zasadności kosztów, wyniku postępowania oraz wypłacalności dłużnika. Wysoka prowizja firmy windykacyjnej nie obciąża automatycznie zadłużonego, a zasądzenie zwrotu kosztów nie gwarantuje ich faktycznego odzyskania.

Jeżeli chcesz ustalić, jakie działania i koszty będą uzasadnione w Twojej sprawie, skontaktuj się z SUBRA GRP pod numerem +48 32 307 46 45 lub napisz na adres biuro@subra.pl. Zespół przeanalizuje należność i przedstawi możliwy sposób dalszego postępowania.

FAQ – najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi